Como deben los contratistas seguir los costos del trabajo y entender la rentabilidad

Empiece Aqui

Si no estas siguiendo los costos en cada trabajo, no sabes si estas ganando dinero.

El costeo de trabajos te muestra donde la ganancia se sostiene y donde se empieza a ir antes de que el trabajo termine. Sin eso, dependes de suposiciones.

Que es el costeo de trabajos (y por que la mayoria de los contratistas se equivocan)

El costeo de trabajos es seguir cada costo ligado a un trabajo especifico.

No es teneduria. La teneduria te dice que paso en el negocio en general. El costeo de trabajos te dice que esta pasando en cada trabajo.

Si solo estas viendo ingresos y gastos totales, tus numeros pueden verse bien mientras trabajos individuales estan perdiendo dinero.

Esto crea un patron comun, y si no puedes explicar de donde salio la ganancia en un trabajo especifico, no tienes control.

• Los trabajos parecen rentables.
• El negocio sigue ocupado.
• El efectivo no crece.

El modelo base de costeo de trabajos

Cada trabajo debe seguirse de la misma forma.

La diferencia entre lo que planeaste y lo que de verdad paso es donde la ganancia se gana o se pierde.

Si tu costo estimado era $5,000 y el costo real es $6,000, ese sobrecosto de $1,000 sale directo de tu ganancia.

Los sobrecostos pequenos se acumulan rapido.

Si no comparas estimado contra real durante el trabajo, solo vas a encontrar los problemas cuando la ganancia ya desaparecio.

• Costo estimado vs costo real.
• Ingreso estimado vs ingreso real.

Que hay que seguir en cada trabajo

Cada trabajo tiene que tener su propio registro de costos.

El seguimiento arranca de inmediato. Cada registro de tiempo y cada compra se codifica a un trabajo.

Si un costo no se asigna a un trabajo, no va a aparecer en tus numeros.

• Mano de obra, usando horas reales trabajadas.
• Materiales, con cada compra ligada al trabajo.
• Subcontratistas.
• Equipo o rentas.
• Ordenes de cambio, aprobadas y no aprobadas.
• Gastos generales asignados.

Como seguir la mano de obra correctamente

La mano de obra es donde mas ganancia se pierde.

Si no estas siguiendo la mano de obra con precision, tu costeo de trabajos esta mal.

Usa costo completo de mano de obra, no solo salario.

Si a un trabajador se le pagan $45 por hora, su costo real puede andar entre $55 y $65 por hora cuando todo esta incluido.

Si se te escapan aunque sea unas pocas horas por trabajo, tus estimados se van a desviar y tu ganancia va a desaparecer.

• Registra horas reales por trabajo, todos los dias.
• Incluye traslado, preparacion, limpieza y tiempo improductivo.
• No dependas de memoria ni de estimados al final de la semana.
• Incluye salario, impuestos de nomina, seguro, beneficios y tiempo no facturable.

Como seguir materiales y costos pequenos

Cada costo de material tiene que asignarse al trabajo.

Los costos pequenos dejan de ser pequenos cuando se repiten entre trabajos.

Si los ignoras, van borrando el margen en silencio.

Sigue los materiales cuando se compran. No esperes hasta el final del trabajo.

Si tu estimado era de $1,000 en materiales y ya vas en $1,300 a mitad del trabajo, tienes un problema que hay que atender de inmediato.

• Materiales principales.
• Entrega y flete.
• Desperdicio.
• Consumibles como sujetadores, adhesivos y hojas.

Detectar problemas antes de que termine el trabajo

El costeo de trabajos solo funciona si lo usas durante el trabajo.

Si la mano de obra va alta desde temprano, ajusta tamano de cuadrilla, flujo de trabajo y programa.

Si los materiales se estan pasando, ajusta compras, uso y sustituciones.

Si cambia el alcance, saca una orden de cambio de inmediato.

No esperes hasta el final del trabajo para entender que salio mal.

Si esperas, la ganancia ya se fue.

• Costo estimado vs costo real.
• Horas estimadas vs horas reales.

Ejemplo completo

Un aumento pequeno en mano de obra y materiales corto la ganancia a la mitad.

Asi es como desaparece la ganancia cuando no se siguen de cerca los costos del trabajo.

• Trabajo estimado: Mano de obra $4,000, Materiales $2,000, Subcontratistas $1,000, Gastos generales $1,400, Costo total estimado $8,400, Precio cotizado $10,000, Ganancia esperada $1,600.
• Trabajo real: Mano de obra $4,500, Materiales $2,300, Subcontratistas $1,000, Gastos generales $1,400, Costo total real $9,200, Ganancia final $800.

Errores comunes en el costeo de trabajos

• Revisar trabajos solo al terminar. Si esperas hasta el cierre, ya no puedes corregir nada.
• Mezclar trabajos. Cada trabajo debe tener su propio seguimiento de costos. Los numeros combinados esconden problemas.
• Ignorar sobrecostos pequenos. Unos cientos de dolares por trabajo se acumulan rapido y pueden borrar la ganancia.
• No seguir bien las ordenes de cambio. Las ordenes de cambio sin seguimiento o tardias convierten trabajo extra en trabajo sin cobrar.
• Registrar tarde o de forma inconsistente. Si tiempo y gastos no se registran a diario, tus numeros no son confiables.
• Ignorar gastos generales. Si no se asignan a los trabajos, tu ganancia queda inflada.

Reglas simples que puede seguir un contratista

• Sigue cada hora en cada trabajo. Si no se registra, no cuenta.
• Registra cada gasto. Ninguna compra es demasiado pequena.
• Revisa costos durante el trabajo. No esperes hasta el final.
• Separa cada trabajo con claridad. Nunca mezcles costos entre trabajos.
• Si no puedes explicar la ganancia, no tienes control.
• Trata las ordenes de cambio como parte del trabajo, no como algo aparte.

Cuando pedir ayuda

Si tus numeros no coinciden con la realidad, mete a un profesional.

Un CPA o tenedor de libros enfocado en contratistas puede armar sistemas de costeo de trabajos, asegurar que los costos queden bien asignados y ayudarte a ver donde se esta perdiendo el dinero.

No aumenta tu ganancia. Te ayuda a ver por donde ya se esta fugando.

• Estas ocupado pero el efectivo no crece.
• La ganancia es inconsistente.
• No puedes explicar el desempeno por trabajo.
• Los trabajos parecen rentables pero el negocio no lo es.

Posicion final

El costeo de trabajos no es opcional.

Es la forma de saber si tu trabajo de verdad esta dejando dinero.

Si sigues costos reales, comparas estimado contra real y revisas el desempeno durante el trabajo, vas a ver donde la ganancia se sostiene y donde se empieza a ir.

Si no lo haces, estas adivinando.

Esa es la diferencia.